仕事効率化のコツ10選【ビジネスパーソン必見】


「長時間働いていても、仕事が全く終わらない」

「仕事が多すぎて処理できず、残業が続いている」

そんな悩みはありませんか?

仕事を早く片付けられる人は、仕事効率化に関する何らかの工夫をしています。そして、その工夫は誰もが真似でき、今から実践できるものがほとんどです。

平日は現役でリクルートで働きながら、仕事終わりや休日はTwitter更新や記事作成、筋トレも行う著者が普段から意識しているノウハウを紹介します。

簡単に著者の自己紹介をすると、、

この記事を書いている私(@Soya_Recruit)は、

  • リクルートキャリアで現役転職エージェント
  • 過去にビジネス系の記事を30記事以上執筆
  • 仕事効率化オタクで、関連ビジネス本を50冊以上読破

という経歴を歩んでいるので、何か参考になる情報をお届けすることができるかと思います。仕事の効率化で悩んでいる人にぜひ読んでもらいたいです。

仕事効率化のコツ:①毎朝5分で時間割を作成

毎朝必ず、30分単位で当日の時間割を組み、その通りに仕事が進むことをイメージしてから出社をしています。時間割の通りに忠実に仕事をこなすことを意識して、職場で「何をやろう」と迷う無駄な時間を排除することができます。

時間割を作る上でのポイントは、1日の30%の予定はバッファとして空けておくこと。急な予定が発生した時に備えて、予め緊急対応の時間を設けておくと、余裕を持って対応ができます。

仕事効率化のコツ:②タスクはクラウド上で一括管理

「検索性が高い、一元管理ができる」という点で、タスクはクラウド上に一括管理をしています。私の場合は、社内のOutlookカレンダーで予定を全て管理しています。(必要に応じてiPhoneのリマインダー機能も使用しています)

入社当初は付箋やノートなどにメモをしていましたが、紛失の可能性が非常に高いのと、メモ内容をカレンダーに転記する際にコピーができずに手間と感じることが多く、やり方をすぐに変更しました。

過去の予定やタスクを検索したらすぐに見つかり、情報を全て一元管理できるという点で使い勝手が非常に良いです。

仕事効率化のコツ:③脱マルチタスク

シンプルに、目の前のタスクに100%集中をして、タスクが完了するまでは別のタスクに手を出さないことを徹底することが仕事の効率化につながります。

例えば、資料作成をしている最中に別のメールの返信をしている、打ち合わせ中に次の打ち合わせの議題を考えている、GoogleChromeのタブは常に10個以上開いている、こんなことはありませんか?

人間の脳は同時に二つ以上のことに集中ができないため、これらのことは脳を混乱させてしまい、かえって非効率を産んでしまいます。つまり、「マルチタスクが得意な人(生産性が高い人)=シングルタスクを高速で回すことができる人」であると言えます。

仕事効率化のコツ:④机上から物をできるだけ排除する

iPhoneの通知やカレンダーに残されたメモ、付箋などは、視界に入るだけで雑念が湧き集中力が切れるきっかけになります。これらのものは、確認するタイミングを予め決めておき、確認する時間以外はカバンや引き出しの中にしまっておきましょう。

シンプルな机(職場環境)を作り、「机に向かっている時間=集中して仕事に取り組む時間」と自分の中で意識づけるだけで、集中ができる状態を強制して作ることができます。優秀な人ほど、机の上はとても整理されていて、綺麗なケースが非常に多いです。

仕事効率化のコツ:⑤常に70点のレベルでアウトプット

ビジネスでは、完璧主義な人は仕事が遅く効率が悪い傾向があります。具体的には、完璧主義な人は最初のアウトプットで100点のクオリティを求めるがあまり、作業時間が長くなることが多いです。みなさんも経験があるかと思いますが、最初のアウトプットで100点の評価を受けることはほとんどありません。

そのため、添削を複数回重ねることで100点のクオリティに近づけることを意識して、まずは70点の段階でアウトプットをしましょう。その癖付けができると、周囲から仕事が早い人だという印象も持たれますし、100点のクオリティに最短で到達することができます。

仕事効率化のコツ:⑥メールはPCの単語登録をフル活用

3度以上、同じ表現を使う言葉は速攻、PCに単語登録をしています。仕事が早い人は共通して、この登録数が非常に多く、著者も入社時は徹底して登録数を増やしていました。現在、著者のPCには実に200個以上の単語登録があり、ほとんどのメールを5分以内に返信することができています。

下記が一例です。

  • 「い→いつもお世話になっております。○○株式会社の○○です。」「よろ→宜しくお願い致します。」などの簡単な挨拶文
  • 「@か→自分の会社用アドレス」、「@じ→自分のアドレス」などの個人情報系
  • 「せん→=======」、「hk(箱の略)→◼︎」などの記号系
  • 「かぶ→株式会社」、「け→決算書」などの一般的な用語

仕事効率化のコツ:⑦午前は思考を要する仕事、午後は訪問などの体を使う仕事

午前は疲れがなく頭が冴えている状態のため、何か考えごとをするのに最適な時間帯です。そのため、午前中は今後の戦略を練ったり、企画書作成などの思考を要する仕事に集中して取り組んでいます。

午後は昼食を食べたことが影響し、眠気に襲われ集中力が切れやすくなる時間帯です。そのため、午後の時間帯はアポイントや社内会議など、体を動かしたり会話が発生するような仕事を入れています。複数人で行動することで眠気が起きることや集中力が切れることを防ぎます。

夕方以降は特に疲れが溜まっている時間帯のため、データ入力や資料の校正などの単純作業をメインに取り組んでいます。

仕事効率化のコツ:⑧タスクの優先順位を決める

「緊急度・重要度」の2軸でタスクの優先順位づけをしています。その中でも特に、「緊急では無いが、重要なタスク」の取り組み方に気をつけています。

具体的にはこれらのタスクを、週のはじめに強制的にスケジューリングしています。これらは例えば、「良質な人間関係を作る」「長期的な戦略を作る」「読書などを通じてインプットを増やす」など、比較的思考や時間を要するものが多いため、緊急性が高いタスクよりおざなりになることが多いです。

緊急かつ重要なタスクは予定を立てずともやらざるを得ないので、「緊急では無いが、重要なタスク」という重要な時間を自動的にできる仕組み作りをすることで、長期的に見て仕事の効率を最大化することができます。

仕事効率化のコツ:⑨「面倒臭い」に敏感になる

仕事が早い人は、面倒臭がりな人が多いです。面倒臭さに敏感になることで、日々の仕事で「この作業は無駄な作業が多いな」「どうやったら、仕事の効率化ができるのか」と考える癖がついてきます。

「面倒臭さ」には大きく分けて、(1)思考が必要な面倒なもの(2)作業系の面倒なもの、の2種類があります。(1)は自分にしか務まらない仕事なので、ここに最大限時間を捻出しましょう。(2)の仕事は他人に任せる、もしくは「仕組み化」して効率化を図りましょう。

仕事効率化のコツ:⑩不得意な仕事は他人に任せる

自分が不得意なことはできるだけ、それが得意な他人に任せ、自分が得意な分野に時間を割くことを意識しています。例えば、振られた仕事を30秒考えてもわからなかった場合は人に聞くということを徹底しています。

これらに共通して言えるのは、困ったら積極的に「他人に頼る」ことです。年次が上がってくると、「他人に頼るのが恥ずかしい」「自分でやった方が早い」「自分のやり方が一番だ」と考える人も多くなると思います。ただ、自分一人では解決できない問題に直面した時に他人に頼ることはごく自然で、最も手っ取り早い解決策です。

他人に頼ることは恥ずかしいことではなく、他人の知見も得ることができ、作業もショートカットできます。いいことだらけなので、ぜひためらわずに実践しましょう。

おわりに

いかがでしたでしょうか。これらのことは意識一つで、今日からすぐに取り入れられるものだと思います。仕事効率化のコツを1つでも自分のものにして、仕事を効率化していきましょう。そして、自分のための時間を最大限捻出して下さいね。


この記事をかいた人

リクルートキャリアの現役転職エージェント。大手企業からベンチャー企業まで100社以上の採用を支援。趣味は、「キャリア論」「仕事術」「副業」「筋トレ」など。Twitterでも定期的に発信しています。
■当サイトに関する注意事項
  • 当サイトに掲載されている情報は、万全を期しておりますが、正確性その他一切の事項についてを保証をするものではありません。
  • 利用者が当サイトに掲載されている情報を利用して行う一切の行為について、当社はいかなる責任も負いません。
  • 当サイトの内容は、予告なしに変更又は削除する場合があります。
  • 当サイトの利用により発生したいかなる損害についても、当社は一切責任を負いません。